A blogbejegyzések tartalma csupán útmutató, segítséget nyújthat, de messze nem ad részletes választ a felmerülhető helyzetekre és semmiképp nem minősül adótanácsadásnak.
A vállalkozás indításánál a cégvezető még nem igazán tudja, hogy mi vár rá. Mindenre odafigyel, lelkiismeretesen készíti az anyagot a szlovák könyvelő részére, akit végtelenül tisztel. Azt gondolja róla, hogy ő az, aki mindet tud, aki mindent rendbe tesz, mert valami láthatatlan varázspálca van a birtokában.
Valószínűleg Ön is hallotta már azt a viccet, hogy a KONYVELŐ az a személy, aki a vállalkozó bevonása nélkül megoldja azokat a problémákat, amikről a vállalkozó sem tudott, méghozzá számára érthetetlen és felfoghatatlan módon. A valóság nem ilyen.
Ahogy halad az idő, a vállalkozó egyre kevésbé figyel oda arra, hogy milyen állapotba készíti elő az anyagot a könyvelője számára. Mentségére szóljon, hogy neki is egyre több gondja van, és nem győzi. Na de a könyvelőnek is egyre több a tennivalója a cég körül, és már ő sem győzi.
Mi lehet a megoldás?
Például egy vállalatirányítási rendszer. Rengeteg időt meg lehet vele spórolni úgy a vállalkozó részére, mint a könyvelőnél.
Egy jól beállított rendszerben különböző forrásokból fokozatosan rögzítésre kerülnek a bejövő számlák, a fizetendő tartozások. A cég vezetője, vagy a bankátutalásért felelős személy látja a rendszerben a tartozásokat, akár a fizetési határidő szerint rangsorolva. Annak alapján, hogy mennyi pénz áll a cég rendelkezésére, el tudja dönteni, hogy az adott pillanatban melyik számlák, melyik egyéb tartozások kerüljenek utalásra.
Az utalást is pillanatok alatt elintézheti. Hiszen a kiválasztott számlákból egy kattintásra létrehozhatja az átutalási megbízást. Ezt már csak „el kell küldeni” a megfelelő helyre – azaz olyan.xml fajlt kell létrehozni, amit az internet banking felületén be lehet hívni és utalni.
Vállalatirányítási rendszer más szemszögből
Ha csak nem olyan kis cégről van szó, aki havonta egyszer állít ki egy számlát és a bejövő oldalon is csak 2-3 darab kerül rögzítésre, nem megoldás az, hogy egyszer egy hónapban, vagy negyedévente egyszer (a DPH bevallás gyakoriságától függ) juttatja el a cégvezető a bizonylatokat a könyvelőjéhez.
És persze mostanában, amikor sokat hallunk és beszélünk a digitalizálásról, ennek nincs is értelme. Ha csak picivel is nagyobb a cég az előbb említettnél, nehezen tudom elképzelni, hogy minden adat csak a szlovák könyvelő gépén legyen rögzítve és rendszerezve.
Ne bízzunk mindent a szlovák könyvelőre. Ne csak egy személytől függjön a cég számviteli adminisztrációja. Ez veszélyes lehet tekintettel a cég működésére.
Mire jó egy központi rendszer
Az EXCELL táblázatok korának ilyen értelemben már lecsengett. Ha növekedésnek indult a cég – és ez a célja minden vállalkozásnak, jobb korábban, mint később bevezetni egy központi rendszert. Ne csak a könyvelő „lássa a számokat”, hanem a vállalkozó is bármelyik pillanatban hozzáférjen, és tisztában legen a cég aktuális pénzügyi helyzetével.
A tartozások és követelések kezelésén kívül a vállalatirányítási rendszer tartalmazza a hozzáadottérték-adó bevallás és kiegészítő kimutatások elkészítését, raktár kezelését, komplett számvitelt, bérszámfejtést, készpénzzel történő fizetés rögzítését online bekötött eKasa modul által, intrastat jelentés készítését, céges gépjárművel megtett utak nyilvántartását, és még sok mást.
Erre kiváló szoftverek alkalmasak a szlovák piacon. Szándékosan nem említek egyet sem. A jó számviteli programok már egyben vállalatirányítási rendszerek is. Minden könyvelő arra a programra esküszik, amivel már évek óta dolgozik. Ezeket a szoftvereket tizen-, huszon-valahány éve fejlesztik és a gyakorlatban sokan használják.
A rendszer több szabadidőt adhat a cégvezetőnek
Kevesebb munkával többszörös eredményeket elérni egy gondolkodásmód eredménye. A cégvezető megtalálja a módját annak, hogyan oldják meg nélküle a feladatokat a megfelelő munkatársak.
Egy jól beállított rendszerbe fokozatosan be lehet kapcsolni az üzletkötőket, a raktárkezelőt, a bérszámfejtőt, és a többi munkatársat.
Még fontosabb lesz a rendszer bevezetése 2023-tól
Mégpedig azért, mert Szlovákiában is a számlázás online be lesz kötve közvetlenül az adóhatósághoz. Hasonlóképpen, mint az említett eKasa rendszer. Valószínűleg lesznek olyan alkalmazások, amikkel a vállalkozó maga is kiállíthatja a számlákat az új követelményeknek megfelelően. És aztán hónap végén majd elviszi kinyomtatva a könyvelőhez, hogy az újra rögzítse a saját számviteli rendszerében?
Vagy a könyvelő fogja egyenként letöltögetni valamilyen felhőből és ez után rögzíteni a saját rendszerében? Na, jó, nem a könyvelő, hanem az asszisztense, az adatrögzítő. És mi van, ha a vállalkozó hibásan állította ki a számlát, az már „bement” z adóhatósághoz, és csak néhány héttel később veszi észre a hibát a könyvelő?
Vagy a könyvelőre bízza a számlák kiállítását is? Hm… Nem fogja vállalni.
Sorra jelennek meg a piacon a bizonylat-felismerő megoldások, amikkel meg lehet spórolni az adatrögzítő munkáját. De ezek is valamibe kerülnek. Nem lenne jobb inkább egy vállalatirányítási rendszerben gondolkodni?
Ezzel a cikkel az a célom, hogy aki meghallja az üzenetet, legyen elég ideje megfelelő megoldást találni és átállni egy új rendszerre. Merthogy az sem egyszerű. Nemrég volt vele tapasztalatom.
Cég ügyvezetőjének legyen saját hozzáférése a két legfontosabb portálhoz
Ezt nem győzöm elégszer megemlíteni. A két portál a központi közigazgatási portál „slovensko.sk” és a pénzügyi hatóság portálja „financnasprava.sk”. Az ügyvezető ne számoljon azzal, hogy ráfoghatja a könyvelőre, hogy az nem szólt a hivatalos levélről.
Az adóhatóság ügyintézői mostanában sorra hívják a könyvelőket, hogy hajlandók-e az ügyfeleiknek elektronikusan küldött hivatalos leveleket befogadni. A könyvelők többsége bizony erre nem hajlandó. Ez is plusz munka lenne számukra. És persze a felelősséget sem vállalják.
.
Ha tetszett a cikk és szeretne további hasznos információkhoz jutni, itt feliratkozhat hírlevelemre, amelyhez ajándékba egy kis SK-HU szakszótárt küldök.
Szerző: Janok Júlia – Szlovákiai vállalkozások szakértője, 2022.04.25.
Janok Júlia – accountant-expert (számviteli szakértő). A Párkányi MARK PLUS, s.r.o. tulajdonosa és ügyvezetője. Több mint húsz éves tapasztalattal rendelkezik a számvitel és adózás terén. 15 éve segíti azokat a magyar vállalkozókat, akik valamilyen formában (nemcsak szlovák cég által) Szlovákiába terjesztik ki a vállalkozásukat.