A blogbejegyzések tartalma csupán útmutató, segítséget nyújthat, de messze nem ad részletes választ a felmerülhető helyzetekre és semmiképp nem minősül adótanácsadásnak.
A számviteli egység, tehát a vállalkozás köteles biztosítani a számviteli dokumentáció védelmét a bizonylatok elvesztése, ellopása, megkárosodása és megsemmisülése ellen. Párhuzamosan köteles a műszaki eszközök, programok és az adathordozók védelmének biztosítására.
A számvitel igazolhatóságának és hitelességének feltétele, hogy a számviteli egységnek rendelkezésére álljon a számviteli nyilvántartás, melynek tartósságát a feldolgozás és megőrzés teljes időszaka alatt szükséges biztosítani.
Bizonylatok megőrzésére vonatkozó általános szabályozás
A szlovák cégek akár évtizedekig is kötelesek megőrizni néhány típusú dokumentumot eredeti példányban, papír formában. Ez fontos elsődlegesen a munkavállalók szempontjából, például a nyugdíj összegének kiszámításánál.
A cég összes iratának megőrzésére a levéltárról és az iratrendezésről szóló 395/2002 számú törvény előírásai vonatkoznak.
Nézzük a táblázatban, hogy milyen típusú dokumentumokat mennyi ideig kell megőrizni:
| Általános jellegű levelezés |
2 évig |
| Tanfolyamok, oktatások, tárgyalások és szolgálati utak feljegyzései |
3 évig |
| Szerződések |
5 évig az érvényességük megszűnése után |
| Különböző engedélyek dokumentumai, vezetőségi gyűlések feljegyzései |
5 évig az érvényességük visszavonása után |
A számviteli törvény szabályozása
A számviteli törvényben 2018-tól egységesítették a számviteli nyilvántartás megőrzésének időtartamát a beszámolók megőrzésének időtartamával. Így minden számvitellel kapcsolatos dokumentumot 10 évig szükséges megőrizni. Erről a 431/2002 számú számviteli törvény 35.§ (3) bekezdésében rendelkezik.
Így összhangba került az iratok megőrzésének időtartama a hozzáadottérték-adó törvényben megszabott időtartammal. Egyaránt vonatkozik ez a rendelkezés az egyszeri számvitelre és a kettős számvitelre.
10 évig kell megőrizni a bejövő és a kimenő számlákat, pénztárbizonylatokat, bankkivonatokat, havi járulékfizetési jelentéseket, a többi számviteli bizonylatot, beszámolót, főkönyvet, a vámhivatallal kapcsolatos dokumentumokat.
A tárgyi eszközökre, gyártó berendezésekre, ingatlanokra, immateriális javakra vonatkozó bizonylatokat a használatuk befejezése után még 5 évig szükséges őrizni.
Szabályozás az adótörvényekben
Azok a számviteli tételek, amelyek alapján történt az adóalap kiszámítása, illetve egyéb tények, amelyek meghatározóak az adóalap megállapításában, a számviteli törvény előírásai értelmében őrizendők. Ezek egyeznek a jövedelemadó törvényben és a hozzáadottérték-adó törvényben meghatározott időszakkal, amely 10 év. Legalább annak az időszaknak a végéig kell megőrizni a bizonylatokat és a dokumentumokat, amíg az adó kivethető az egyéb előírások alapján – jelen esetben az adótörvények alapján.
Vannak esetek, amikor több mint 40 évig is szükséges őrizni a bizonylatokat. Ilyenek az ingatlan építésre, illetve vásárlásra vonatkozó bizonylatok. Az ingatlanok értékcsökkenésének számítását 40 évre írja elő a jövedelemadó törvény.
Az ingatlan beszerzési bizonylatai alapján lett visszaigényelve a hozzáadottérték-adó. Amennyiben megváltozna az ingatlan használatának célja és olyan tevékenységre lenne használva, amelyből nem származik a vállalkozásnak HÉA adóköteles bevétele, el kell számolni a korábban visszaigényelt hozzáadottérték-adót.
Munkavállalók adatait tartalmazó dosszié
Minden munkavállaló dossziéjában megtalálhatók az összes dokumentumok a munkaviszony első napjától egészen a befejezéséig. Ilyenek az adómentes összeg érvénesítésére vonatkozó nyilatkozatok, gyermekek születési anyakönyvi kivonatai, iskolalátogatási bizonylatok. Ebben találhatók szintén az éves adóelszámolások, különböző kérvények, személyes adatlapok, nyugdíjbiztosítási nyilvántartás, vagy a személyi igazolvány és végzettséget igazoló dokumentumok másolatai.
A munkavállaló személyes adatait az életkorának 70-edik évének eléréséig kell őrizni. Továbbá a bérjegyzékeket 10 évig és a bérlapokat 50 évig szükséges megőrizni.
Egyedi szabályok a bizonylatok megőrzésével kapcsolatban
Amennyiben a számviteli egységnek olyan számviteli nyilvántartási tételei is vannak, amelyek bírósági eljárásokra, büntetőjogi eljárásokra és egyéb közigazgatási eljárásokra vonatkoznak, ezeket annak a számviteli időszaknak a végéig kell megőrizni, amely a felülbírálás lehetőségének időszaka után következik.
Ha tetszett a cikk és szeretne további hasznos információkhoz jutni, itt feliratkozhat hírlevelemre, amelyhez ajándékba egy kis SK-HU szakszótárat küldök.
Szerző: Janok Júlia – Szlovákiai vállalkozások szakértője, 2019.04.15.
Janok Júlia – accountant-expert (számviteli szakértő). A Párkányi MARK PLUS, s.r.o. tulajdonosa és ügyvezetője. Több mint húsz éves tapasztalattal rendelkezik a számvitel és adózás terén. 15 éve segíti azokat a magyar vállalkozókat, akik valamiylen formában (nemcsak szlovák cég által) Szlovákiába terjesztik ki a vállalkozásukat.